De voorzitter opent de zitting op 01/07/2021 om 21:28.
Artikel 1
De notulen en het zittingsverslag van de OCMW-raad van 27 mei 2021 worden goedgekeurd.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, m.n. art. 77 en 78.
Conform het algemeen retributiereglement van het gemeentebestuur zijn alle tarieven die gehanteerd worden binnen het OCMW, gebundeld in een centrale tarieflijst voor het OCMW.
Volgende prijzen/kosten zijn gewijzigd:
Vandaar dringt zich een aanpassing van de centrale tarieflijst van het OCMW op.
Centrale tarieflijst, goedgekeurd in de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 december 2019.
Enig artikel
Onderstaande aanpassingen aan de centrale tarieflijst van het OCMW, zoals goedgekeurd in de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 december 2019, worden goedgekeurd:
5. Huurprijzen woningen Sociaal Huis (prijzen per maand)
| Reguliere woningen : |
|
| - Burgemeester Decoenestraat 28 |
€ 479,68 |
| - Watertorenstraat 18 |
€ 516,42 |
| - Hulstsestraat 109 |
€ 269,71 |
| - Hulstsestraat 111 |
€ 257,39 |
| - Gasthuisweide 1 |
€ 503,30 |
| - Gasthuisweide nr. 3 |
€ 441,49 |
| - Generaal Eisenhowerstraat 2 bus 01(gelijkvloers) |
€ 443,70 |
| - Generaal Eisenhowerstraat 2 bus 11 (1ste verdieping) |
€ 485,29 |
| - Generaal Eisenhowerstraat 2 bus 31 (3de verdieping) |
€ 509,63 |
| - Kasteelstraat 70 |
€ 437,04 |
9. KADANZ
| Km vergoeding |
wettelijke km-vergoeding voor vrijwilligers met min. van € 2,00 |
10. Diverse cursussen
| Computerlessen |
|
| - Voor 15 lessen |
€ 105,00 |
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald art. 217 t.e.m. 220.
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 december 2019 houdende MJP 2020-2025 Kuurne - vaststelling.
Besluit van de gemeenteraad van 12 december 2019 houdende MJP 2020-2025 Kuurne - vaststelling.
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 juni 2020 houdende Organisatiebeheersing - algemeen kader - goedkeuring.
Kader voor organisatiebeheersing
In de OCMW-raad en de gemeenteraad van juni 2020 werd het kader voor organisatiebeheersing dat in Kuurne wordt gehanteerd, gevalideerd. Uiteraard is dat kader voor de beide organisaties hetzelfde, aangezien ze zijn ingekanteld. Het bestuur opteert ervoor om het volledige organisatiebeheersingssysteem voor te leggen aan de gemeenteraad en aan de raad voor maatschappelijk welzijn en dus niet louter de elementen uit het systeem die raken aan de rol aan de bevoegdheden van deze raden.
Met de goedkeuring van een gemeenschappelijk kader voor organisatiebeheersing in juni 2020, werd een antwoord geboden aan de eerste opmerking uit de organisatie-audit die rond de jaarwisseling 2016-2017 werd uitgevoerd in het gemeentebestuur, nl. dat het gemeentebestuur op dat moment nog niet over een kader beschikte. Het bestuur had naar aanleiding van die audit geantwoord naar Audit Vlaanderen dat er vanaf 2020 zou worden gewerkt aan een gemeenschappelijk kader voor de geïntegreerde organisatie gemeente/OCMW. Het OCMW had immers nog een geldig kader, dat afliep eind 2019.
Het kader voor organisatiebeheersing biedt een antwoord op de volgende vragen:
*Welk model hanteren we om onze werking te analyseren?
*Hoe en wanneer staan we als organisatie stil bij onze werking?
*Hoe zal de algemeen directeur rapporteren over organisatiebeheersing aan het politieke niveau?
Waarom werk maken van organisatiebeheersing?
Enerzijds: heel simpel, omdat het moet - het is een decretale verplichting. Anderzijds: ook omdat we dat als organisatie willen en dit ook belangrijk vinden. Getuige daarvan de volgende actie in het geïntegreerde MJP 2020-2025 : "Kuurne verbetert haar monitoringsysteem en stuurt bij waar nodig." De detailbeschrijving van de actie geeft weer dat we op basis van een gedegen risico-analyse op vlak van organisatiebeheersing een driejarenplan willen uitrollen waarin de nodige verbeteracties zijn opgenomen die rechtstreeks inhaken op de risico's die zijn vastgesteld tijdens de opmaak van de analyse.
In ons bestuur willen we verder gaan dan het louter afvinken van de decretale verplichting. We willen door in te zetten op organisatiebeheersing meerwaarde creëren. Organisatiebeheersing zal ons helpen om onze doelstellingen nog beter te bereiken en het zal als kapstok fungeren om alle georganiseerde verbetertrajecten die lopen, aan vast te hangen.
We werken binnen gemeente en OCMW ook al lang rond organisatiebeheersing, ook al was dit nog niet volledig ingebed in een kader, dat er nu sedert vorig jaar wel is. Hieronder staan enkele voorbeelden:
*Er zijn tal van goed uitgewerkte interne procedures, (software)systemen, plannen, overlegstructuren, actieplannen, werkgroepen,...
*Er zijn jaaractieplannen op vlak van arbeidsveiligheid die worden opgesteld, uitgevoerd en waarover wordt gerapporteerd.
*Er werd in 2019 een welzijnsbevraging georganiseerd en daar vloeiden talrijke verbeteracties uit voort.
*Er is een informatieveiligheidscel die het informatieveiligheidsplan van gemeente en OCMW opvolgt en waar nodig bijstuurt.
*We lieten in 2020 een audit uitvoeren op vlak van ICT-veiligheid en werken stelselmatig de aandachtspunten weg.
*Per kwartaal wordt er gerapporteerd aan het CBS over de voortgang van het meerjarenplan en over de financiële staat van de organisatie. Op basis daarvan sturen we als organisatie ook bij.
*Er liepen in het verleden al diverse verbetertrajecten.
Risico-analyse op basis van de Leidraad Organisatiebeheersing
De Leidraad Organisatiebeheersing is een model om op basis van 10 thema's een kader en een systeem van organisatiebeheersing uit te bouwen. In het kader voor organisatiebeheersing dat werd goedgekeurd, kozen we voor de Leidraad als model om in Kuurne te gebruiken.
Om de risico's op vlak van organisatiebeheersing in onze organisatie in kaart te brengen, organiseerden we gestructureerde groepsgesprekken, om op basis van de tien thema's, én met de specialisten uit onze organisatie binnen elk van de tien thema's de risico's te bepalen.
We bundelden telkens onderstaande thema's van de Leidraad om in die groepsgesprekken de risico's te bepalen:
*Thema 1: Doelstellingen- en procesmanagement
*Thema 2: Belanghebbendenmanagement
*Thema 3: Monitoring
*Thema 4: Financieel Management
*Thema 5: Organisatiestructuur
*Thema 6: Personeelsbeleid
*Thema 7: Organisatiecultuur
*Thema 8: Informatie en Communicatie
*Thema 9: Facilitaire middelen, opdrachten en contracten
*Thema 10: ICT
De risico-analyse steekt in de bijlage. Ze werd intern gevalideerd door de projectgroep, de Algemeen Directeur en het management en door het College.
Driejarig actieplan met verbeteracties die inhaken op de vastgestelde risico's
Vanuit de risico-analyse werden 10 verbeteracties naar voren geschoven die inhaken op de grootste en meest urgente risico's die werden vastgesteld. Ze werden in een 3-jarig actieplan gegoten en er werden ambtelijke trekkers bepaald die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het actieplan. In het actieplan is duidelijk op welke risico's de acties inhaken.
De voortgang van de acties wordt gemonitord door de projectgroep op kwartaalbasis en er wordt over gerapporteerd naar de algemeen directeur en het MAT. Op jaarbasis rapporteren we tegen juli ook naar de raad.
Het actieplan met 10 verbeteracties steekt in de bijlage bij dit punt. Specifiek rond het verder vormgeven van onze organisatiestructuur en het ondersteunen van onze leidinggevenden bij hun leidinggevende taken zijn we nog acties aan het ontwikkelen. Deze worden bij een volgende rapportering opgenomen. Intern zijn de voorbereidingen nog lopende rond de detailinvulling hiervan.
Het gunstig advies van het Managementteam van 18 juni 2021.
Artikel 162 van de grondwet.
Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Artikels 326 tot en met 341 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 betreffende het bestuurlijk toezicht.
Op 28 mei 2021 stelde de algemene vergadering van W13 de jaarrekening van 2020 vast. Op 28 mei 2021 werden de jaarrekening, het jaarverslag 2020 en de presentatie van W13 doorgestuurd naar het OCMW.
De jaarrekening wordt ten laatste op 30 juni van het volgend boekjaar vastgesteld door de algemene vergadering en wordt binnen de 20 dagen bezorgd aan de OCMW-raden van de deelnemende OCMW’s. De OCMW-raden hebben 50 dagen om hierover advies uit te brengen aan de toezichthoudende overheid. Doen ze dit niet binnen die termijn, dan wordt dat beschouwd als een gegeven positief advies. De toezichthoudende overheid keurt de jaarrekening goed. Spreekt de toezichthoudende overheid zich niet uit binnen de 150 dagen nadat ze in kennis gesteld werd van de bekendmaking van de jaarrekening, dan wordt ze geacht de jaarrekening goedgekeurd te hebben. (art. 490, §§ 2-4 DLB).
De jaarrekening wordt voor advies aan de raad voor maatschappelijk welzijn voorgelegd.
Jaarrekening 2020, jaarverslag 2020 en presentatie van W13.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn verleent positief advies betreffende de jaarrekening 2020 van W13.
Artikel 2
Een afschrift van deze beslissing zal worden bezorgd aan W13 t.a.v. mevr. Aicha Oudaha (aicha.oudaha@welzijn13.be).
Het Decreet Lokaal Bestuur art. 77 en 78, en art. 262 §1.
Op 18 juni 2021 ontving het OCMW een brief per mail van het Agentschap Binnenlands Bestuur mbt de OCMW-jaarrekening 2020 die door de gouverneur goedgekeurd werd op 17 juni 2021.
Dit besluit van de gouverneur van 17 juni 2021 moet samen met de geformuleerde opmerkingen en aanbevelingen worden meegedeeld aan de OCMW-raad.
Enig artikel
De Raad neemt kennis van de goedkeuring van de jaarrekening 2020 door de Gouverneur op 17 juni 2021.
De voorzitter sluit de zitting op 01/07/2021 om 21:51.
Namens Raad voor Maatschappelijk Welzijn,
Els Persyn
Algemeen Directeur
Chris Delneste
Voorzitter van de Raad