De voorzitter opent de zitting op 25/11/2021 om 20:53.
Enig artikel
De notulen en het zittingsverslag van de OCMW-raad van 28/10/2021 worden goedgekeurd.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22.12.2017, i22 december 2017, in het bijzonder en zonder zich daartoe te willen beperken art. 77 par. 1 en Deel 3 Titel 3 houdende de intergemeentelijke samenwerking
Het besluit van de Vlaamse regering van 8 juli 2016 houdende de subsidiëring van intergemeentelijke projecten ter ondersteuning van het lokaal woonbeleid.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 16 november 2018 betreffende het lokaal woonbeleid.
Verordening 2016/679 van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, in het bijzonder en zonder zich daartoe te willen beperken art. 26.
De OCMW-raad besliste in zitting van 27 april 2010 tot de oprichting en goedkeuring van de overeenkomst met statutaire draagkracht betreffende de interlokale vereniging wonen Deerlijk, Harelbeke, Kuurne en Lendelede. De samenwerkingsovereenkomst werd opgemaakt voor onbepaalde duur en ondertekend door 8 deelnemers aan de interlokale vereniging zijnde de gemeentebesturen en OCMW’s van Deerlijk, Harelbeke, Kuurne en Lendelede.
Sinds 1 januari 2020 maken het gemeentebestuur en OCMW van Zwevegem ook deel uit van deze samenwerking. Naar aanleiding hiervan werd op 26 juni 2019 een nieuwe samenwerkingsovereenkomst goedgekeurd en werd de naam vereenvoudigd naar ‘Interlokale Vereniging Woonwijs’.
Momenteel zit ‘Woonwijs’ reeds in de vierde subsidieperiode (2020-2025).
Ter uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst worden persoonsgegevens verwerkt. De betrokken partijen hechten een grote waarde aan het beschermen van deze persoonsgegevens. Bij de modelregeling gezamenlijke verantwoordelijkheid horen volgende bijlagen:
- overzicht met verwerkingen van persoonsgegevens en verwerkingsdoelen;
- proces rondom het melden van datalekken en de te verstrekken informatie en wederzijdse verantwoordelijkheden.
De goedkeuring door de raad voor maatschappelijk welzijn van de samenwerkingsovereenkomst van de ‘Interlokale Vereniging Woonwijs’ d.d. 26 juni 2019.
De goedkeuring door de raad voor maatschappelijk welzijn van het subsidiedossier periode 2020-2025 d.d. 26 juni 2019.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt, aansluitend op de lopende samenwerkingsovereenkomst ‘Interlokale Vereniging Woonwijs’, de Modelregeling gezamenlijke verantwoordelijkheid verwerking persoonsgegeven door Interlokale Vereniging Woonwijs, incl. bijlagen goed:
Modelregeling gezamenlijke verantwoordelijkheid verwerking persoonsgegeven door Interlokale Vereniging Woonwijs
Datum: 12/08/2021
Contractpartijen:
Gezamenlijk aan te duiden als: ‘Partijen’;
Overwegende dat:
Partijen hebben op 07.08.2019 een Overeenkomst met betrekking tot de oprichting van de “Interlokale Vereniging Woonwijs” gesloten. Ter uitvoering van deze Overeenkomst worden Persoonsgegevens verwerkt.
Partijen hechten grote waarde aan het beschermen van deze Persoonsgegevens. Om die reden leggen Partijen in deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid en de daarbij behorende bijlagen, te weten:
1. Definities
De hierna en hiervoor gebruikte begrippen volgen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en hebben de volgende betekenis:
1.1 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de Betrokkene‘); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
1.2 Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
1.3 Gezamenlijke verantwoordelijkheid: wanneer twee of meer verantwoordelijken gezamenlijk de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk.
1.4 Verantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.
1.5 Betrokkene: geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon op wie de verwerkte Persoonsgegevens betrekking hebben.
1.6 Overeenkomst: de hoofdovereenkomst waar deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid uit voortvloeit.
1.7 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens (‘Datalek’).
1.8 Toezichthoudende autoriteit: een onafhankelijke overheidsinstantie verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de wet in verband met de verwerking van Persoonsgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
2. Totstandkoming, duur en beëindiging van deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid
2.1 Deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid treedt in werking op de datum waarop Partijen deze ondertekenen.
2.2 Deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid is onderdeel van de Overeenkomst en zal gelden voor zolang de Overeenkomst duurt.
2.3 Indien de Overeenkomst eindigt, eindigt deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid automatisch. De Modelregeling Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken kan niet apart worden opgezegd.
2.4 Na beëindiging van deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid zullen de lopende verplichtingen, zoals het melden van Datalekken waarbij Persoonsgegevens van Partijen zijn betrokken en de plicht tot geheimhouding blijven voortduren.
3 Verwerken Persoonsgegevens
3.1 Partijen verwerken Persoonsgegevens alleen op de wijze zoals Partijen dit bij deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid overeenkomen en zullen Persoonsgegevens niet op een andere manier verwerken, tenzij Partijen dit gezamenlijk overeenkomen.
3.2 In Bijlage 1 wordt opgenomen welke Persoonsgegevens Partijen precies zullen verwerken, voor welke verwerkingsdoeleinden en wie voor welk deel verantwoordelijk is.
3.3 Partijen houden zich bij het verwerken van Persoonsgegevens aan de wet en de gegevens worden verwerkt op een behoorlijke, zorgvuldige en transparante wijze.
3.4 Partijen mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van elkaar geen andere personen of organisaties inschakelen bij het verwerken van de Persoonsgegevens.
3.5 Wanneer Partijen met toestemming van elkaar andere organisaties inschakelen, moeten zij minimaal voldoen aan de eisen die zijn opgenomen in deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid.
3.6 Wanneer Partijen een verzoek van een Betrokkene ontvangen ten aanzien van het uitoefenen van zijn of haar rechten, zullen Partijen voor het deel waar zij verantwoordelijk voor zijn, zorgen dat de Betrokkene zijn of haar rechten effectief kan uitoefenen. Deze rechten bestaan uit een verzoek om inzage, correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming, bezwaar maken tegen de verwerking van de Persoonsgegevens en een verzoek tot overdraagbaarheid van de eigen Persoonsgegevens.
3.7 Partijen dienen op duidelijke en eenvoudige wijze te communiceren waar de Betrokkene voor het uitoefenen van zijn rechten terecht kan. Hierbij geven partijen aan welke Medeverantwoordelijken er zijn en wie voor welk deel verantwoordelijk is.
4. Exporteren Persoonsgegevens
4.1 Partijen mogen geen Persoonsgegevens laten verwerken door andere personen of organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zonder daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming te hebben verkregen van de andere Medeverantwoordelijke.
5. Geheimhouding
5.1 Partijen zullen de verstrekte Persoonsgegevens geheimhouden, tenzij dit op basis van een wettelijke verplichting niet kan.
5.2 Partijen zorgen ervoor dat het personeel en ingeschakelde hulppersonen zich aan deze geheimhouding houden, door een geheimhoudingsplicht in de (arbeids-)contracten op te nemen.
6. Datalekken
6.1 In geval van een ontdekking van een mogelijk Datalek zullen Partijen elkaar hierover informeren binnen 24 uur overeenkomstig de procedure zoals die is opgenomen in Bijlage 2.
6.2 Partijen zullen elkaar op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen rondom het Datalek, ook zullen Partijen de getroffen maatregelen om het Datalek te beperken en te beëindigen en een soortgelijk incident in de toekomst te kunnen voorkomen, overleggen aan elkaar.
6.3 Partijen doen elk voor dat deel waar zij verantwoordelijk voor zijn de melding van een Datalek bij de Toezichthouder. Hetzelfde geldt voor de melding aan de Betrokkenen.
6.4 Eventuele kosten die gemaakt worden om het Datalek op te lossen en in de toekomst te kunnen voorkomen, komen voor rekening van degene die de kosten maakt.
7. Aansprakelijkheid
7.1 Als een van de Partijen de verplichtingen uit deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid niet nakomt, kunnen zij voor hun deel van de verwerking aansprakelijk gesteld worden.
7.2 De ene Medeverantwoordelijke is aansprakelijk voor de aan de andere Medeverantwoordelijke opgelegde bestuurlijke boete door de Toezichthoudende autoriteit als de schade het gevolg is van het onrechtmatig of nalatig handelen van die Medeverantwoordelijke.
7.3 De ene Medeverantwoordelijke is niet aansprakelijk voor aanspraken van Betrokkenen of andere personen en organisaties waar de andere Medeverantwoordelijke de samenwerking mee is aangegaan, als dit het gevolg is van het onrechtmatig of nalatig handelen van die Medeverantwoordelijke.
8. Teruggave Persoonsgegevens en bewaartermijn
8.1 Na het beëindigen van deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid geven Partijen de Persoonsgegevens terug aan elkaar.
8.2 De overgebleven Persoonsgegevens zullen Partijen vernietigen na verstrijken van de wettelijke bewaartermijn.
9. Slotbepalingen
9.1 Deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid is onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst zijn daarom ook van toepassing op deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid.
9.2 Bij eventuele tegenstrijdigheden tussen de bepalingen in de Modelregeling Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en de Overeenkomst, gelden de bepalingen uit deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens.
9.3 Afwijkingen van deze Modelregeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid zijn slechts geldig wanneer Partijen dit samen schriftelijk overeenkomen.
Artikel 2
De verwerkingsovereenkomst start vanaf de dag van ondertekening door alle deelnemers en stopt bij beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst ‘Interlokale Vereniging Woonwijs’.
De voorzitter sluit de zitting op 25/11/2021 om 20:56.
Namens Raad voor Maatschappelijk Welzijn,
Els Persyn
Algemeen Directeur
Chris Delneste
Voorzitter van de Raad