De voorzitter opent de zitting op 27/04/2023 om 19:40.
Enig artikel
De notulen en het zittingsverslag van de OCMW-raad van 23 maart 2023 worden goedgekeurd.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en later wijzigingen.
Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen betreffende de beleids- en beheercyclus van de lokale besturen.
Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de BBC van de lokale besturen.
De jaarrekening 2022 Kuurne werd tijdig aan de raadsleden bezorgd.
Eveneens werd ook de documentatie horende bij de jaarrekening 2022 Kuurne tijdig bezorgd. De documentatie omvat de achtergrondinformatie die nuttig is om de jaarrekening te beoordelen, zonder dat ze essentieel is voor de beoordeling die de raadsleden moeten maken, aangezien de essentiële informatie in het beleidsrapport is opgenomen.
De jaarrekening 2022 Kuurne (in bijlage) dient vastgesteld te worden voor het luik OCMW door de raad voor maatschappelijk welzijn (opsplitsing in schema J3).
De gemeente dient er voor te zorgen dat het OCMW haar financiële verplichtingen kan nakomen. In de regelgeving hieromtrent zijn geen definitie, berekeningswijzen of modellen vastgelegd. Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau hebben in zitting van 23 maart 2021 beslist om de tussenkomst van de gemeente in de financiële verplichtingen van het OCMW te vertalen als: de gemeente komt tussen van zodra het beschikbaar budgettair resultaat van het OCMW negatief is, voor het bedrag van het negatief beschikbaar budgettair resultaat. Het beschikbaar budgettair resultaat van het OCMW in boekjaar 2022 is negatief, waardoor er in 2022 wel een tussenkomst van de gemeente nodig is in de financiële verplichtingen van het OCMW ten bedrage van 1.669.254 euro.
Artikel 1
De jaarrekening 2022 Kuurne (beleidsevaluatie, financiële nota en toelichting) wordt vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn voor wat betreft het OCMW-luik.
Artikel 2
De jaarrekening 2022 Kuurne wordt binnen de 10 dagen na de vaststelling gepubliceerd op de website met de publicatiedatum.
Artikel 162 van de grondwet.
Artikel 40 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Artikels 326 tot en met 341 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 betreffende het bestuurlijk toezicht.
Het OCMW neemt deel aan de CVBA Eigen Gift - Eigen Hulp.
Het OCMW werd opgeroepen per aangetekende brief van 28 maart 2023 om deel te nemen aan de zitting van de buitengewone algemene vergadering van de CVBA Eigen Gift - Eigen Hulp op dinsdag 2 mei 2023.
De aangetekende brief van de CVBA Eigen Gift - Eigen Hulp van 28 maart 2023 met uitnodiging tot de buitengewone algemene vergadering op dinsdag 2 mei 2023, vermeldt volgende agenda:
1. Fusie door overneming
1.1 Kennisname en bespreking van het fusievoorstel opgesteld door de bestuursorganen van de te fuseren vennootschappen overeenkomstig artikel 12:24 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, welk stuk, samen met de stukken vermeld onder agendapunt 1.2 kosteloos verkrijgbaar waren voor de aandeelhouders overeenkomstig artikel 12:28 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
1.2 Bevestiging dat de vennoten uiterlijk één maand voor heden, overeenkomstig artikel 12:28 §52 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen op de zetel van de vennootschap kennis konden nemen van volgende stukken:
• het fusievoorstel opgesteld door de bestuursorganen van de te fuseren vennootschappen, overeenkomstig artikel 12:24 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
• het omstandig schriftelijk verslag van elk der bestuursorganen van de bij de fusie betrokken vennootschappen, opgesteld overeenkomstig artikel 12:25 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
• het schriftelijk verslag opgesteld door elk der commissarissen van de bil de fusie betrokken vennootschappen, overeenkomstig artikel 12:26 §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
• de jaarrekeningen over de laatste drie (3) boekjaren van elke bij de fusie betrokken vennootschap;
• de verslagen van het bestuursorgaan en de commissarissen over de laatste drie (3) boekjaren van elke bij de fusie betrokken vennootschap;
1.3 Het voorstel tot kennisname overeenkomstig artikel 12:27 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen van de mededeling van het bestuursorgaan van de vennootschap, alsook van de andere bestuursorganen van de andere bij de fusie betrokken vennootschappen, van de belangrijke wijzigingen die zich in de activa en de passiva van het vermogen hebben voorgedaan tussen de datum van opstelling van het fusievoorstel en de datum van de laatste algemene vergadering die tot de fusie besluit.
1.4 De vaststelling overeenkomstig artikel 12:29, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen dat er kan deelgenomen worden aan de fusie doordat de vennoten van de over te nemen vennootschap voldoen aan de vereisten voor de verkrijging van de hoedanigheid van vennoot in de overnemende vennootschap.
1.5 De vaststelling overeenkomstig artikel 12:30, §3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, dat er in de vennootschappen die aan de fusie deelnemen geen verschillende soorten van aandelen of effecten bestaan die het kapitaal van de vennootschap vertegenwoordigen, zodat artikel 5:102, derde lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen hier niet van toepassing is.
1.6 Voorstel tot fusie door overneming in toepassing van artikel 12:30 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, waarbij het gehele vermogen van de over te nemen vennootschap, zowel de rechten als de verplichtingen, als gevolg van de ontbinding zonder vereffening van de over te nemen vennootschap, overgaat op de overnemende vennootschap, tegen uitreiking van aandelen in de overnemende vennootschap aan de aandeelhouders van de ontbonden vennootschap en dit alles overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het fusievoorstel.
a. Goedkeuring van de fusie
b. Voorwaarden van de fusie
b.1 Boekhoudkundige datum
b.2 Bijzondere rechten
b.3 Bevoorrechte aandelen
b.4 Onroerend goed — zakelijk recht
b.5 Kosten
c. Uitgifte van aandelen — ruilverhouding
c.1 Uitgifte van aandelen
c.2 Ruilverhouding
d. Statutenwijziging overnemende vennootschap
2. Ontbinding van de vennootschap zonder vereffening
Vaststelling dat de fusie door overneming tot gevolg heeft dat het gehele vermogen van de over te nemen vennootschap overgaat op de overnemende vennootschap, zodat de over te nemen vennootschap ontbonden wordt zonder vereffening.
3. Machtiging bestuursorgaan
Verlenen machten aan het bestuursorgaan van de overnemende vennootschap om voormelde besluiten ten uitvoer te brengen. Verlenen machten aan het bestuursorgaan van de overnemende vennootschap tot vernietiging van het aandelenregister.
4. Opschortende voorwaarde
Beding dat de besluiten te nemen over de onderwerpen op de agenda, alle genomen worden onder volgende opschortende voorwaarden:
4.1 de goedkeuring van het voorstel tot fusie door overneming, door de buitengewone algemene vergadering der aandeelhouders van de overnemende vennootschap;
4.2 de goedkeuring door de buitengewone algemene vergadering der aandeelhouders van de overnemende vennootschap, van de vooropgestelde nieuwe statuten van de overnemende vennootschap, zoals in deze akte in bijlage # aangehecht;
4.3 de benoeming van een nieuw bestuursorgaan in de overnemende vennootschap zoals hier in deze akte in bijlage # aangehecht;
4.4 de goedkeuring door het nieuw benoemde bestuursorgaan van de overnemende vennootschap, van het intern reglement, zoals in deze akte in bijlage # aangehecht.
Aangetekende brief van de CVBA Eigen Gift - Eigen Hulp van 28 maart 2023 met bijlagen.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn verleent zijn goedkeuring aan volgende agendapunten van de buitengewone algemene vergadering van de CVBA Eigen Gift - Eigen Hulp op dinsdag 2 mei 2023:
1. Fusie door overneming
1.1 Kennisname en bespreking van het fusievoorstel opgesteld door de bestuursorganen van de te fuseren vennootschappen overeenkomstig artikel 12:24 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, welk stuk, samen met de stukken vermeld onder agendapunt 1.2 kosteloos verkrijgbaar waren voor de aandeelhouders overeenkomstig artikel 12:28 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
1.2 Bevestiging dat de vennoten uiterlijk één maand voor heden, overeenkomstig artikel 12:28 §52 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen op de zetel van de vennootschap kennis konden nemen van volgende stukken:
• het fusievoorstel opgesteld door de bestuursorganen van de te fuseren vennootschappen, overeenkomstig artikel 12:24 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
• het omstandig schriftelijk verslag van elk der bestuursorganen van de bij de fusie betrokken vennootschappen, opgesteld overeenkomstig artikel 12:25 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
• het schriftelijk verslag opgesteld door elk der commissarissen van de bil de fusie betrokken vennootschappen, overeenkomstig artikel 12:26 §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
• de jaarrekeningen over de laatste drie (3) boekjaren van elke bij de fusie betrokken vennootschap;
• de verslagen van het bestuursorgaan en de commissarissen over de laatste drie (3) boekjaren van elke bij de fusie betrokken vennootschap;
1.3 Het voorstel tot kennisname overeenkomstig artikel 12:27 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen van de mededeling van het bestuursorgaan van de vennootschap, alsook van de andere bestuursorganen van de andere bij de fusie betrokken vennootschappen, van de belangrijke wijzigingen die zich in de activa en de passiva van het vermogen hebben voorgedaan tussen de datum van opstelling van het fusievoorstel en de datum van de laatste algemene vergadering die tot de fusie besluit.
1.4 De vaststelling overeenkomstig artikel 12:29, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen dat er kan deelgenomen worden aan de fusie doordat de vennoten van de over te nemen vennootschap voldoen aan de vereisten voor de verkrijging van de hoedanigheid van vennoot in de overnemende vennootschap.
1.5 De vaststelling overeenkomstig artikel 12:30, §3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, dat er in de vennootschappen die aan de fusie deelnemen geen verschillende soorten van aandelen of effecten bestaan die het kapitaal van de vennootschap vertegenwoordigen, zodat artikel 5:102, derde lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen hier niet van toepassing is.
1.6 Voorstel tot fusie door overneming in toepassing van artikel 12:30 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, waarbij het gehele vermogen van de over te nemen vennootschap, zowel de rechten als de verplichtingen, als gevolg van de ontbinding zonder vereffening van de over te nemen vennootschap, overgaat op de overnemende vennootschap, tegen uitreiking van aandelen in de overnemende vennootschap aan de aandeelhouders van de ontbonden vennootschap en dit alles overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het fusievoorstel.
a. Goedkeuring van de fusie
b. Voorwaarden van de fusie
b.1 Boekhoudkundige datum
b.2 Bijzondere rechten
b.3 Bevoorrechte aandelen
b.4 Onroerend goed — zakelijk recht
b.5 Kosten
c. Uitgifte van aandelen — ruilverhouding
c.1 Uitgifte van aandelen
c.2 Ruilverhouding
d. Statutenwijziging overnemende vennootschap
2. Ontbinding van de vennootschap zonder vereffening
Vaststelling dat de fusie door overneming tot gevolg heeft dat het gehele vermogen van de over te nemen vennootschap overgaat op de overnemende vennootschap, zodat de over te nemen vennootschap ontbonden wordt zonder vereffening.
3. Machtiging bestuursorgaan
Verlenen machten aan het bestuursorgaan van de overnemende vennootschap om voormelde besluiten ten uitvoer te brengen. Verlenen machten aan het bestuursorgaan van de overnemende vennootschap tot vernietiging van het aandelenregister.
4. Opschortende voorwaarde
Beding dat de besluiten te nemen over de onderwerpen op de agenda, alle genomen worden onder volgende opschortende voorwaarden:
4.1 de goedkeuring van het voorstel tot fusie door overneming, door de buitengewone algemene vergadering der aandeelhouders van de overnemende vennootschap;
4.2 de goedkeuring door de buitengewone algemene vergadering der aandeelhouders van de overnemende vennootschap, van de vooropgestelde nieuwe statuten van de overnemende vennootschap, zoals in deze akte in bijlage # aangehecht;
4.3 de benoeming van een nieuw bestuursorgaan in de overnemende vennootschap zoals hier in deze akte in bijlage # aangehecht;
4.4 de goedkeuring door het nieuw benoemde bestuursorgaan van de overnemende vennootschap, van het intern reglement, zoals in deze akte in bijlage # aangehecht.
Artikel 2
De raad voor maatschappelijk welzijn zal de aangeduide vertegenwoordiger de heer Chris Delneste en/of zijn plaatsvervanger mevr. Hilde Vanhauwaert opdragen hun stemgedrag af te stemmen op de beslissing genomen in onderhavig raadsbesluit en als dusdanig de op de agenda geplaatste punten van de buitengewone algemene vergadering van de CVBA Eigen Gift - Eigen Hulp op dinsdag 2 mei 2023, waarvoor een beslissing moet worden genomen, goed te keuren.
Artikel 3
Een afschrift van deze beraadslaging zal worden overgemaakt aan de CVBA Eigen Gift - Eigen Hulp, Koningin Elisabethstraat 19, 8520 Kuurne.
Artikel 4
Deze beslissing is onderworpen aan het bestuurlijk toezicht.
Artikels 39 en 74 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
Artikel 39 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat de raad een deontologische code aanneemt en een deontologische commissie opricht. De deontologische code regelt ook de samenstelling, werking en bevoegdheid van de deontologische commissie.
De deontologische code is gebaseerd op de modelcode van de Vereniging voor Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) en geeft de lokale mandatarissen van gemeente en OCMW Kuurne een kader waarbinnen ze hun mandaat moeten uitoefenen. De code is een algemene leidraad voor lokale mandatarissen om deontologisch zorgvuldig te kunnen handelen bij de uitoefening van het mandaat. Dit handelen steunt op de volgende waarden: dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid, vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid.
De deontologische code werd besproken op de commissie algemeen bestuur op 29 maart 2023. In de modelcode van VVSG staat dat de deontologische commissie minstens één keer per jaar vergadert. Naar aanleiding van een vraag over de verplichting om de deontologische commissie jaarlijks bijeen te roepen werd dit verder onderzocht. Het jaarlijks bijeenroepen van de deontologische commissie is GEEN decretale verplichting. Navraag bij andere lokale besturen leert dat de meeste besturen deze verplichting niet opnemen in hun code. Daarom wordt voorgesteld om onder artikel 32 van de code volgende passage op te nemen: "De commissie wordt bijeengeroepen wanneer dat nodig is conform artikel 38 van deze code. De voorzitter is daarenboven gehouden de commissie bijeen te roepen op aanvraag van minstens een derde van haar leden."
De deontologische code is van toepassing op alle mandatarissen van gemeente en OCMW. Er wordt voorgesteld om het ontwerp van deontologische code goed te keuren.
Ontwerp van deontologische code voor lokale mandatarissen.
Artikel 1
De raad voor maatschappelijk welzijn hecht goedkeuring aan het ontwerp van deontologische code voor lokale mandatarissen.
Artikel 2
De deontologische code in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing.
Artikel 162 van de grondwet.
Artikel 77, artikel 78 en artikel 196 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Artikels 326 tot en met 341 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 betreffende het bestuurlijk toezicht.
Klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement.
Bestuursdecreet van de Vlaamse Overheid van 7 december 2018 en latere wijzigingen: Titel III - Hoofdstuk 2 - Afdeling 6. Klokkenluiden.
Artikel 196 §2 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat tussen de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient beheersovereenkomsten kunnen worden gesloten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In de beheersovereenkomst kan worden opgenomen dat de gemeente en het OCMW voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden. Tegelijk kan worden bepaald dat de bevoegde organen hun beslissings- en ondertekeningsbevoegdheid kunnen toevertrouwen aan de personeelsleden van het andere bestuur binnen de grenzen vastgesteld in dit decreet.
De huidige beheersovereenkomst werd goedgekeurd in zitting van de gemeenteraad en de OCMW-raad van 25 april 2019.
De Europese Klokkenluidersrichtlijn werd omgezet in het Bestuursdecreet op 18 november 2022.
De nieuwe klokkenluidersregeling heeft als doel om personen te beschermen als zij informatie uit hun werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden. Klokkenluiders moeten hiervoor terecht kunnen bij veilige meldingskanalen. Bij voorkeur is dat intern bij hun eigen organisatie. Ook meldingen bij het bevoegde externe meldingskanaal of openbaarmaking zijn mogelijk.
Een klokkenluidersmelding kan gaan over alle inbreuken op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn. Het gaat om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt. Het gaat bijvoorbeeld over meldingen over corruptie of fraude.
Elke persoon die in het kader van een werkrelatie informatie verkreeg over inbreuken kan een melding maken. Het gaat dus ruimer dan enkel personeelsleden van het lokaal bestuur. Ook externen die via hun werk met het lokaal bestuur in contact komen, kunnen een melding maken. Denk bijvoorbeeld aan sollicitanten, ex-werknemers, aannemers, consultants, leveranciers,...
Voor burgers zonder werkrelatie met het lokaal bestuur geldt de gewone klachtenregeling.
In het kader van de klokkenluidersregeling dient het lokaal bestuur Kuurne een intern meldkanaal op te richten waar personeelsleden van gemeente en OCMW inbreuken kunnen melden. Het hoofd van het personeel, de algemeen directeur, fungeert als intern meldkanaal. Externen kunnen zich richten tot het extern meldkanaal voor gemeenten en OCMW's: Audit Vlaanderen. De procedure klokkenluidersmelding wordt op de website bekendgemaakt.
Er kan geopteerd worden om een gezamenlijk intern meldpunt in te richten voor gemeente en OCMW. Het delen van een gezamenlijk intern meldkanaal moet worden opgenomen in de beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW. Er wordt voorgesteld om de beheersovereenkomst in die zin te wijzigen.
Beslissing van de OCMW-raad van 25 april 2019 betreffende "Beheersovereenkomst tussen de gemeente en het OCMW Kuurne - opheffen bestaande overeenkomst - goedkeuren nieuwe overeenkomst".
Ontwerp van gewijzigde beheersovereenkomst.
Infofiche Intern Meldpunt Klokkenluidersregeling.
Gunstig advies van het Bijzonder Onderhandelingscomité van 21 maart 2023.
Gunstig advies van het managementteam van 23 maart 2023.
Artikel 1
De beheersovereenkomst tussen de gemeente en het OCMW Kuurne, goedgekeurd in de OCMW-raad van 25 april 2019, wordt als volgt gewijzigd:
Artikel 3 – Beroep doen op de personeelsleden van het andere bestuur
Met toepassing van artikel 196 §2 DLB wensen de gemeente en het OCMW een beroep te doen op elkaars personeelsleden voor de diensten en functies die voorzien zijn in het gemeenschappelijk organogram. In geval van twijfel beslist de algemeen directeur, daarin bijgestaan door de leden van het managementteam, over de inzet van personeelsleden van het andere bestuur.
Een personeelslid van de gemeente kan geëvalueerd worden door een personeelslid van het OCMW, op voorwaarde dat deze laatste een leidinggevende bevoegdheid uitoefent over het gemeentepersoneelslid. Het personeelslid in dienst van het OCMW kan geëvalueerd worden door een personeelslid in dienst van de gemeente op voorwaarde dat deze laatste een leidinggevende bevoegdheid uitoefent over het OCMW-personeelslid. De mogelijke juridische gevolgen van de evaluatie worden bekrachtigd door de juridische werkgever.
In toepassing van het Bestuursdecreet (Titel III - Hoofdstuk 2 - Afdeling 6. Klokkenluiden) richten gemeente en OCMW een gezamenlijk intern meldpunt in voor klokkenluidersmeldingen. De algemeen directeur fungeert als intern meldpunt voor de personeelsleden van gemeente en OCMW.
Artikel 9 - Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst
Deze beheersovereenkomst is geldig van 1 mei 2019 2023 tot 31 december 2019 2023 en wordt nadien jaarlijks stilzwijgend verlengd, voor een periode van 1 januari tot 31 december. Het OCMW en de gemeente kunnen niet eenzijdig de samenwerkingsovereenkomst verbreken. Elke wijziging aan de samenwerkingsovereenkomst wordt in onderling overleg voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraad.
Met ingang van 1 mei 2023 vervangt deze beheersovereenkomst de vorige versie van de beheersovereenkomst, zoals goedgekeurd in de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 april 2019.
Artikel 2
De raad verleent zijn goedkeuring aan de gewijzigde beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW Kuurne, die als bijlage bij deze beslissing wordt gehecht, en integraal deel uitmaakt van deze beslissing.
Artikel 3
De voorzitter van de raad, Chris Delneste, en de algemeen directeur, Els Persyn, worden gemachtigd om deze beheersovereenkomst te ondertekenen.
Artikel 4
Deze beslissing wordt onderworpen aan het bestuurlijk toezicht.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 217 t.e.m. 220.
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 december 2019 houdende MJP 2020-2025 Kuurne - vaststelling.
Besluit van de gemeenteraad van 12 december 2019 houdende MJP 2020-2025 Kuurne - vaststelling.
Besluit van de gemeenteraad van 18 juni 2020 houdende Organisatiebeheersing - algemeen kader - goedkeuring.
Kader organisatiebeheersing
Wat is organisatiebeheersing?
Het decreet over het lokaal bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
Beheersen wil zeggen: sturing geven en onder controle hebben. Zo kan de organisatie de juiste dingen doen en de dingen juist doen. Deze beheersing situeert zich zowel op het globale niveau van de organisatie, als op dienstniveau en op procesniveau.
Waarom werk maken van organisatiebeheersing?
Het is een decretale verplichting om werk te maken van organisatiebeheersing, maar we willen dit kader niet louter als een plicht zien. De evaluatie en bijsturing die via het kader organisatiebeheersing wordt uitgevoerd biedt een meerwaarde om de werking te versterken. Organisatiebeheersing zal ons helpen om onze doelstellingen nog beter te bereiken en het zal als kapstok fungeren om alle georganiseerde verbetertrajecten die lopen, aan vast te hangen.
Om de meerwaarde van dit systeem te onderstrepen, werd volgende actie ook in het Meerjarenplan 2020-2025 opgenomen: “Kuurne verbetert haar monitoringsysteem en stuurt bij waar nodig”. De detailbeschrijving van deze actie geeft weer dat we op basis van een gedegen risicoanalyse op vlak van organisatiebeheersing een driejarenplan willen uitrollen waarin de nodige verbeteracties zijn opgenomen die rechtstreeks inhaken op de risico’s die zijn vastgesteld tijdens de opmaak van de analyse.
Kader voor organisatiebeheersing
In de gemeenteraad en OCMW-raad van juni 2020 werd het kader voor organisatiebeheersing dat in Kuurne gehanteerd wordt gevalideerd. Uiteraard is dat kader voor beide organisaties hetzelfde, aangezien ze zijn ingekanteld. Het bestuur opteert ervoor om het volledige organisatiebeheersingssysteem voor te leggen aan de gemeenteraad en aan de raad voor maatschappelijk welzijn en dus niet louter de elementen uit het systeem die raken aan de rol en aan de bevoegdheden van deze raden.
Het kader voor organisatiebeheersing biedt een antwoord op volgende vragen:
Risicoanalyse op basis van de leidraad Organisatiebeheersing van de Vlaamse Overheid
De leidraad is een gids met doelstellingen rond organisatiebeheersing. Er worden risico’s geformuleerd met daaraan verbonden beheersmaatregelen die ondersteuning bieden om een kader voor organisatiebeheersing uit te bouwen.
De leidraad is onderverdeeld in 10 thema’s waarvoor telkens doelstellingen rond organisatiebeheersing en beheersmaatregelen zijn uitgewerkt. Die doelstellingen zijn de basisvoorwaarden om een organisatie goed te kunnen beheersen. Het model formuleert ook doelstellingen voor de aanpak van organisatiebeheersing.
De thema’s zijn:
De leidraad organisatiebeheersing is een tool van Audit Vlaanderen, het onafhankelijk agentschap dat de organisatiebeheersing bij lokale besturen evalueert. De tool wordt gebruikt bij audits van o.a. de gemeentelijke organisaties. Om die reden vinden we het ook een goede keuze om de risicoanalyse in Kuurne aan de hand van deze leidraad te houden.
Driejarig actieplan met verbeteracties die inhaken op vastgestelde risico’s
We willen de risicoanalyse aan de hand van de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen om de drie jaar houden. De eerste risicoanalyse werd in het najaar van 2019 gehouden. Er volgde een tweede analyse in het najaar van 2022. De volgende risicoanalyse zal bijgevolg in het najaar van 2025 gepland worden.
Uit de risicoanalyse worden verbeteracties naar voor geschoven die inhaken op de grootste en meest urgente risico’s die werden vastgesteld. Ze worden in een 3-jarig actieplan gegoten en er worden per actie ambtelijke trekkers bepaald die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de acties.
Het actieplan 2020-2022 werd in juni 2022 afgerond. Na afloop van de risicoanalyse in het najaar van 2022 volgt een nieuw actieplan voor de periode 2023-2025.
Jaarlijkse rapportage
De voortgang van de acties wordt gemonitord door de stafmedewerker en er wordt over gerapporteerd aan de algemeen directeur en het managementteam. Op jaarbasis rapporteren we voor de deadline van 1 juli ook naar de gemeenteraad en OCMW-raad.
Evaluatie 2022
Tijdens de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 2 juni 2022 werd een eindevaluatie gehouden van de tien acties uit het actieplan 2020-2022. Er werd gerapporteerd over de voortgang van de verschillende acties.
Zes acties werden als volledig gerealiseerd beschouwd. Voor de overige vier acties werd geoordeeld dat er stappen in de goede richting gezet werden, maar dat het tegelijk ook noodzakelijk was om deze acties in een volgend actieplan terug op te nemen omdat ze nog voor verbetering vatbaar waren.
Risicoanalyse 2022
Aanpak
In het najaar van 2022 werd met behulp van de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen een volledige risicoanalyse gehouden op vlak van de 10 thema’s die in de leidraad zijn opgenomen.
Voor elk thema werd een kleine werkgroep samengesteld die steeds bestond uit medewerkers die voeling hebben met het thema. De stafmedewerker begeleidde alle oefeningen en in elke werkgroep was minstens één lid van het directieteam aanwezig.
De werkgroepleden kregen ter voorbereiding een invulformulier waar ze een inschatting van de geformuleerde risico’s konden maken. Tijdens de werkgroepvergadering gaven de resultaten van het formulier richting. De risico’s werden in groep diepgaander besproken om zo de grootste risico’s per thema te bepalen. Vervolgens werd er via de beheersmaatregelen besproken hoe de risico’s in de toekomst aangepakt kunnen worden.
Actieplan 2023-2025
De verschillende werkgroepen formuleerden in de conclusies van hun risicoanalyse telkens acties ter verbetering van onze organisatiebeheersing. Al deze acties samen vormen het actieplan voor de periode 2023-2025.
Aan de hand van de input uit de verschillende werkgroepen heeft het directieteam een inschatting gemaakt van de grootste risico’s en de acties die met beperkte inspanningen aangepakt kunnen worden. Op basis van die bijkomende classificatie werd bepaald welke acties naar voor geschoven worden in 2023.
Het concrete actieplan voor 2024 wordt tijdens de evaluatie van actieplan 2023 opgemaakt. Het actieplan van 2025 volgt dan samen met de evaluatie van het actieplan 2024.
Advies van het MAT van 23 maart 2023 (zie bijlage).
Artikel 77 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Artikels 326 tot en met 341 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 betreffende het bestuurlijk toezicht.
Het besluit van de Vlaamse regering houdende de subsidiëring van projecten ter ondersteuning van het lokaal woonbeleid van 16 november 2018.
Er bestaat een samenwerkingsovereenkomst met de Interlokale Vereniging Woonwijs. In het subsidiedossier van de Interlokale Vereniging Wonen ter ondersteuning van het lokaal woonbeleid zijn per werkingsjaar alle acties en doelstellingen opgenomen. Het jaarverslag en de jaarrekening van werkingsjaar 12 (kalenderjaar 2022) werden opgemaakt.
Uit het jaarverslag blijkt dat de doelstellingen voor werkingsjaar 12 grotendeels gerealiseerd zijn. Het verslag in bijlage omvat een overzicht van alle acties en het resultaat per gemeente. Naast de reguliere taken, had werkingsjaar 2022 volgende hoogtepunten:
- Het lokaal woonoverleg werd 3 keer georganiseerd (13/05/2022, 14/10/2022 en 9/12/2022), waarop lopende projecten rond wonen, opvolging sociale huisvesting, vorming woonmaatschappij, cijfers rond wonen,... werden besproken
- Onderzoek van Woonwijs betreffende 'Is de vraag & aanbod van private en sociale huurwoningen voor grote gezinnen in de Woonwijsgemeenten in evenwicht?'
- Invoering verplichting conformiteitsattest. Er werden in dit kader infosessies georganiseerd: op 2/12/2021 voor de immosector, op 09/06/2022 voor alle Kuurnse verhuurders die een woning verhuren die onder de verplichting valt en in september 2022 voor de wijkinspecteurs van PZ Vlas. Daarnaast werd de verplichting ook via de website, Info Kuurne en de pers in de kijker gezet. In 2022 werden 23 conformiteitsattesten uitgereikt. Er wordt ook in 2023 verder ingezet op communicatie rond deze verplichting.
- Opvolging inventarissen leegstand, verwaarlozing en tweede verblijven.
- In het najaar was bij de woonloketten een stormloop op Mijn VerbouwPremie en Mijn VerbouwLening. Het aantal aangevraagde leningen steeg van 10 in de periode januari - augustus naar 31 in de periode september - december. Er werd in 2022 voor 772.836,81 euro aan renovatieleningen aangevraagd (in 2021 was dat nog 141.901,58 euro). Door wijzigingen in de procedure om Vlaamse premies aan te vragen, werd de tijd per afspraak uitgebreid. Desondanks werden er in 2022 nog meer burgers geholpen met premie-aanvragen (300 in 2022 t.o.v. 203 in 2021). Voorgaande was de aanleiding voor de beslissing om vanuit de gemeente in het najaar van 2022 geen ondersteuning te bieden bij de provinciale groepsaankoop groene stroom.
- Er werden in 2022 een recordaantal dossiers opgestart bij de renovatiecoach. Inwoners kunnen hiervoor zichzelf aanmelden, maar een groot deel werd aangemeld na contact met het woonloket (85 in 2022 t.o.v. 21 in 2021).
3 acties werden niet uitgevoerd:
- Het uitstel van Aanvullende Actie 1_3 (alternatieve woonvormen in Kuurne). Deze actie is sowieso slechts 3 jaar subsidiabel en dus ten laatste te hernemen in 2023.
- De stopzetting van Aanvullende Actie 2_2 (verplichting conformiteitsattest) in Deerlijk en Lendelede.
- Het mogelijks 'wegens de verstrengde richtlijnen' wegvallen van aanvullende actie 1_1 (panden activeren voor wonen) in Kuurne en Lendelede. Door de verstrengde richtlijnen vanuit Wonen Vlaanderen, voldoen reconversies met volledige sloping en hernieuwbouw niet langer als invulling van deze actie. Naast de uitvoering van het luik ‘opvolgen langdurige leegstand’ waren er in 2022 in Kuurne en Lendelede geen concrete projecten waarbij leegstaande gebouwen geactiveerd worden naar wonen.
Op 19 december 2019 werden voor de periode ‘januari 2020 – december 2025’ subsidies toegekend door de Vlaamse overheid. Deze subsidies werden toegekend op basis van een subsidiedossier, waarin de acties en doelstellingen voor bovenvermelde periode werden opgenomen. Jaarlijks moet de uitvoering van deze acties via een stuurgroepvergadering worden aangetoond.
Op de stuurgroepvergadering van 28 februari 2023 kwamen de cijfergegevens, acties en doelstellingen van werkjaar 12 uitvoerig aan bod. Daarnaast werden ook de financiën van het voorbije werkjaar besproken. Deze maken integraal deel uit van het stuurgroepverslag. Deze documenten vormen samen het jaarverslag van het voorbije werkjaar.
De goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst van de Interlokale vereniging Woonwijs door de raad van 27 april 2010.
De goedkeuring van het subsidiedossier van de interlokale vereniging Woonwijs voor de periode 2020-2025 door de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 juni 2019.
De aangepaste samenwerkingsovereenkomst van de Interlokale vereniging Woonwijs goedgekeurd door de raad van 26 juni 2019.
Het subsidiedossier van de Interlokale vereniging wonen Woonwijs ter ondersteuning van het lokaal woonbeleid voor de periode 2020-2025 waarin alle acties en doelstellingen zijn opgenomen.
Enig artikel
De raad neemt kennis van het jaarverslag en jaarrekening werkingsjaar 12 (kalenderjaar 2022) van de Interlokale Vereniging Woonwijs.
Namens Raad voor Maatschappelijk Welzijn,
Veronique Vanhoutte
Adjunct-Algemeen Directeur
Chris Delneste
Voorzitter van de Raad